De managementassistent van morgen: minder regelen, meer regisseren

De rol van de managementassistent verandert. Waar de nadruk jarenlang lag op organiseren en ondersteunen, wordt steeds vaker iets anders gevraagd: vooruitkijken, signaleren, verbinden en adviseren. Maar wat betekent dat concreet voor je werk?

Tijdens onze middag voor managementassistenten op 13 oktober bij Youmeet Utrecht gingen we hierover met een enthousiaste groep in gesprek. Over de kamelenweek, AI en de toekomst van werk. En vooral over de vraag: welke rol kun je als managementassistent zelf spelen in een organisatie die voortdurend verandert?

 

Meer vrijheid, maar ook meer uitdagingen

De afgelopen jaren hebben hybride werken en digitalisering veel gebracht. Minder reistijd, meer flexibiliteit en de mogelijkheid om plaats- en tijdonafhankelijk te werken zijn voordelen die deelnemers niet meer willen missen.

Tegelijkertijd brengt die nieuwe werkelijkheid ook uitdagingen met zich mee. Contact met collega’s ontstaat minder vanzelfsprekend, agenda’s zitten voller dan ooit en communicatie verloopt via steeds meer kanalen.

Ook de zogenoemde kamelenweek kwam voorbij: de drukte piekt op bepaalde kantoordagen, terwijl het op andere momenten juist rustig is. Op populaire dagen is het soms zoeken naar een beschikbare werk- of vergaderruimte en op rustige dagen ontbreekt juist de levendigheid.

Managementassistenten merken veel van deze ontwikkelingen op. Ze staan dicht bij het management, hebben contact met verschillende collega’s en zien wat er in de dagelijkse praktijk wel en niet werkt. Juist die positie biedt kansen om niet alleen problemen te signaleren, maar ook verandering in beweging te brengen.

 

Van regelen naar regisseren

Waar de managementassistent vroeger vooral werd gezien als organisator en ondersteuner, zien deelnemers hun rol nu verbreden.

Een rol waarin je meedenkt, vooruitkijkt en adviseert. Waarin je verbinding legt tussen mensen, signalen uit de organisatie opvangt en leidinggevenden helpt begrijpen wat er speelt op de werkvloer.

Tijdens de sessie verkenden deelnemers vijf rollen waarmee zij verandering kunnen ondersteunen:

• Regisseur van de verandering: signalen ophalen, kansen en weerstand herkennen en bespreekbaar maken.
• Nudge architect: met kleine interventies gewenst gedrag stimuleren.
• Werkplekhost: collega’s welkom heten, ondersteunen en verbinden.
• Verbinder tussen werkomgeving en verandering: open communicatie stimuleren en ambassadeurschap vervullen richting collega’s.
• Cultuurbewaker: bijdragen aan de gewenste cultuur, successen vieren en ontmoeting organiseren.

Die rollen klinken misschien groot, maar hoeven dat in de praktijk niet te zijn. Juist door goed te luisteren, iets bespreekbaar te maken of de juiste mensen bij elkaar te brengen, kan een managementassistent al verschil maken.

Hoewel de rollen verschillend zijn, kwam steeds dezelfde gedachte terug: managementassistenten bevinden zich op een unieke plek in de organisatie. Dicht bij het management én dicht bij medewerkers. Daardoor zien en horen ze veel en kunnen ze waardevolle verbindingen leggen.

 

Juist de menselijke kant wordt belangrijker

En dan is er AI. Technologie kan steeds meer werkzaamheden ondersteunen en een deel van het uitvoerende werk uit handen nemen. Dat roept de vraag op: waar zit straks de toegevoegde waarde van de managementassistent?

De rode draad tijdens de gesprekken was duidelijk. Die waarde zit steeds minder alleen in het uitvoeren van taken en steeds meer in signaleren, verbinden en vooruitdenken.

Luisteren. Signaleren. Aandacht geven. Collega’s verder helpen. Cultuur versterken. Zorgen dat mensen zich gezien en gehoord voelen.

Juist wanneer technologie een groter onderdeel wordt van ons werk, blijven persoonlijk contact, inschattingsvermogen en gevoel voor wat er binnen een organisatie speelt belangrijk.

 

Relevant blijven betekent blijven leren

Die veranderende rol vraagt ook iets van de managementassistent zelf. Bijblijven met AI en digitale ontwikkelingen hoort steeds meer bij het vak. Maar dat betekent niet dat je iedere nieuwe ontwikkeling direct volledig hoeft te beheersen.

Het gaat vooral om nieuwsgierig blijven. Nieuwe dingen uitproberen. Leren, aanpassen en meebewegen. En durven kijken naar de mogelijkheden die verandering biedt voor je eigen rol.

Of zoals één van de deelnemers het samenvatte: de managementassistent van morgen is niet degene die alles regelt, maar degene die ziet wat nodig is en mensen in beweging krijgt.

De vraag is dus misschien niet óf de rol van de managementassistent verandert, maar vooral: welke rol wil jij daarin zelf pakken?

 

Bij Youmeet zien we dagelijks hoe de manier waarop we werken en ontmoeten verandert. Samen met YNNO, ons moederbedrijf dat zich dagelijks bezighoudt met de wereld van werk, blijven we dan ook graag het gesprek voeren over deze ontwikkelingen.

 

Voor herhaling vatbaar? Wat ons betreft wel. Ben jij er volgend jaar (weer) bij?