De meeste meetings falen niet door de inhoud, waar ligt het dan wel aan?

Het klinkt misschien overdreven, maar kijk er eens kritisch naar. Hoeveel meetings heb je gehad die eigenlijk prima waren? Niet slecht, niet ongemakkelijk, maar ook niet iets dat echt iets heeft veranderd. Dat is precies het probleem.

 

Bij het organiseren van een meeting gaat de aandacht meestal vanzelf naar de inhoud. De agenda wordt voorbereid, doelen worden bepaald en deelnemers zorgvuldig geselecteerd. De locatie volgt daarna vaak als een praktische stap.

 

Maar in de praktijk wordt het verschil vaak ergens anders gemaakt.

 

Veel meetings zijn namelijk inhoudelijk prima voorbereid, maar leveren uiteindelijk minder op dan gehoopt. Het gesprek blijft aan de oppervlakte, dezelfde mensen voeren het woord en er ontstaat weinig echte beweging. Aan het einde van de dag is er wel tijd geïnvesteerd, maar is er weinig veranderd.

 

Opvallend is dat dit zelden wordt gekoppeld aan de ruimte. Verklaringen worden eerder gezocht in de groep, het onderwerp of de beschikbare tijd, terwijl de omgeving een grotere rol speelt dan vaak wordt aangenomen.

 

Een ruimte doet namelijk altijd iets met het gedrag van mensen. Dat verschil zit meestal niet in wat je direct ziet, maar in kleine dingen die beïnvloeden hoe mensen zich gedragen. Hoe mensen zitten, hoeveel afstand er is en of de omgeving voelt als een verlengde van het kantoor of juist als iets anders. Dat soort factoren bepalen in hoeverre mensen zich vrij voelen om iets te zeggen.

 

 

In veel gevallen bevestigt een ruimte vooral wat er al is. Gesprekken verlopen zoals ze eerder ook zijn verlopen en blijven bestaande patronen in stand. Daarmee wordt de kans klein dat er echt iets nieuws ontstaat, hoe goed de inhoud ook voorbereid is.

 

Tegelijkertijd ontstaan de momenten die een meeting waardevol maken vaak buiten de agenda om. In een opmerking die iemand normaal niet zou maken, in een vraag die net iets verder gaat of in een stilte waarin ruimte ontstaat om na te denken.

 

Daarvoor is een omgeving nodig die dat toelaat. Niet per se groter of luxer, maar wel anders. Een plek die voldoende afstand creëert van de dagelijkse context en daarmee ruimte geeft voor ander gedrag.

 

Het kiezen van een vergaderlocatie is daarmee minder praktisch dan het vaak lijkt. Het gaat niet alleen om wat je nodig hebt, maar vooral om wat je wilt dat er anders gaat gebeuren dan de vorige keer.

 

Als een locatie niets verandert in hoe mensen zich gedragen, is de kans groot dat de uitkomst ook hetzelfde blijft.

 

En juist daarom is een vergaderlocatie geen puur praktische keuze. Het gaat niet alleen om wat je nodig hebt, maar om wat er moet gebeuren. Bij Youmeet vragen we daarom altijd eerst wat voor sessie je komt organiseren. Omdat de ruimte pas verschil maakt als die daarop aansluit.

 

Over de auteur: Eva de Jonge is eventmanager bij Youmeet en schrijft regelmatig over onderwerpen als hybride vergaderen, evenementplanning en innovatie in het vergaderen.