Het derde kwartaal – Vergader met de tijd mee
19 oktober 2020

Het derde kwartaal begint met de maanden juli en augustus en is voor ons de meest rustige periode van het jaar. Daartegenover staat dan wel weer de start van het hoogseizoen in september. Wij merkten dat het vertrouwen bij onze gasten begon te groeien en dat wij weer gevonden werden. Met inachtneming van de regels hebben wij een aantal leuke bijeenkomsten kunnen faciliteren.

Regelmatig kregen wij op het laatste moment nog wel een afmelding vanwege een loopneus of andere gezondheidsklachten. Erg fijn dat onze gasten rekening houden met hun collega’s, andere gasten en met ons! Maar toch zonde dat deze persoon niet kon aansluiten bij de meeting. Vaak werd deze ingebeld via een laptop of telefoon, helaas bleek dit alles behalve ideaal. Het combineren van een online en fysieke meeting heet een hybride meeting. Bij dit soort meetings zijn weer andere regels en afspraken nodig om deze in goede banen te leiden. Nadat Martine Themmen (adviseur bij Inhealth) een aantal hybride meetings bij Youmeet heeft georganiseerd was ik benieuwd naar haar ervaringen en heb ik direct een digitaal koffiemomentje ingepland.

Martine vertelde mij dat een hybride meeting een logische vervolgstap was. Online meetings hebben een enorme sprong gemaakt tijdens de eerste intelligente lockdown, maar de behoefte was er om elkaar na een geruime tijd weer fysiek te ontmoeten. Omdat autonomie belangrijk is voor Inhealth en hun klanten, mocht iedereen zelf kiezen hoe zij zich aansloten bij de meeting. Zo ontstond bij hun op een hele natuurlijke manier de hybride meeting.

Voor hybride bijeenkomsten bij Youmeet komt onze video conference bar goed van pas. Dit systeem is voorzien van een goede camera, maar ook van een krachtige microfoon. Deze is aangesloten op een groot verrijdbaar scherm. Dit zorgt ervoor dat de fysieke deelnemers visueel en auditief in contact staan met de online deelnemers en natuurlijk ook andersom. Hierdoor is iedereen betrokken bij de sessie.

Een hybride meeting heb je in verschillende soorten en maten. Hierbij kun je denken aan de livestream op Facebook, waar je bijvoorbeeld vragen kan stellen aan Minister-President Mark Rutte. Je kan ook denken aan een meeting waar iemand in thuisquarantaine zit en de rest op locatie.

Wij gaan verder in op dat laatste voorbeeld, want daarvoor kom je tenslotte naar Youmeet. Wij hebben namelijk de faciliteiten voor een hybride meeting. Bij een hybride meeting is het belangrijk om te onthouden dat je met twee soorten deelnemers te maken hebt: De online deelnemers en de fysieke deelnemers. De spanningsboog van een online deelnemer is moeilijker gespannen te houden. Het is dan ook moeilijker om hen betrokken te houden, maar de echte drempel is de online deelnemers ook echt deel te laten nemen aan het creatieve proces. Hiervoor is een gespreksleider/facilitator een belangrijk aspect van een goede vergadering.

Hoe verbind je je collega’s aan de andere kant van de internetverbinding met de collega’s in de ruimte? Verbinden is niet alleen het woord in voorstaande zin dat twee keer gebruikt wordt, het is ook de sleutel tot succes. Dit kan al beginnen voor de sessie. Als jullie te gast zijn bij ons, verzorgen wij wat lekkers voor bij de koffie; zoals onze befaamde havermoutkoek! Dit kunnen wij natuurlijk ook voor deelnemers thuis faciliteren door van te voren iets op te sturen. Zo vertelde Martine dat Inhealth soms workshopmateriaal opstuurt naar deelnemers; bij online is het soms fijn om iets fysieks in handen te hebben.

Het is nuttig om plenair te beginnen waardoor je alle deelnemers betrekt bij de sessie. Dit kun je doen door iedereen wat te laten voorbereiden of spontaan even aan het woord te laten. Op deze manier betrek je iedereen in het gesprek. Dit gebeurt vaak bij fysieke en online meetings in de vorm van een check-in. Op deze manier probeer je te bereiken dat ze zich voldoende comfortabel voelen en mee blijven doen aan de meeting.

De gespreksleider/facilitator heeft een ontzettend belangrijke taak tijdens een hybride meeting, namelijk de coördinatie. Een ‘partner in crime’ die je helpt met het in de gaten houden van de chat is hierbij vaak gewenst. Hierdoor is er altijd iemand die de kwaliteit bewaakt en zorgt dat online hoe dan ook gehoord wordt. De online deelnemers kunnen namelijk makkelijk overstemt worden en minder makkelijk hun ideeën overdragen; Hoe betrek je hun tijdens de brainstorm?

‘’En, wat vinden de kijkers thuis hier van?’’

Lachend vertelt Martine me dat ze zich soms een televisiepresentator voelt, maar met zo’n vraag zorgt ze wel dat iedereen alert blijft. Door dit soort concrete vragen te stellen, probeert ze de deelnemers thuis actief te betrekken. Bij andere sessies zagen wij dat je deelnemers met elkaar verbindt door online break-outrooms aan te maken in bijvoorbeeld Microsoft Teams. Daarbij kun je tweetallen samenstellen uit offline en online deelnemers. Wij merkten dat zij later in de sessie ook meer naar elkaar omkeken. Zo betrokken de fysieke deelnemers hun online buddy in het proces. Zij gingen met elkaar aan de slag op het online whiteboard met behulp van geeltjes, afbeeldingen en andere items dat het internet te bieden heeft. Het was tof om te zien dat ze samen op zoek gingen naar een oplossing. Zo maakt de fysieke deelnemer weer even kennis met het online stukje en creëer je wederkerig begrip.

Kortom:
Tip 1: Zorg dat de online deelnemers net zo verwend worden als de fysieke deelnemers;
Tip 2: Zorg dat iedereen het juiste (workshop)materiaal heeft ontvangen;
Tip 3: Zorg dat de facilitator de controle heeft;
Tip 4: Zet een mede facilitator in om de online deelnemers een fysieke stem te geven;
Tip 5: Last but not least, zorg voor zo min mogelijk afleiding tijdens de meeting.

De andere bottleneck zit in de besluitvorming; hoe kom je gezamenlijk tot beslissingen in een hybride meeting? Vooraf aan de besluitvorming vindt vaak een discussie plaats. Het is lastig om iedereen die iets wil zeggen, het woord te geven. Wederom is het de communicatiebarrière tussen de online en offline wereld. Martine vertelt dat dit eigenlijk best goed gaat in hun eigen team. Zij werken namelijk holocratisch. Voor mij was dit een nieuw begrip. Onderdeel hiervan is dat als je ergens tegen aan loopt, je dit direct bespreekt en met een verbetervoorstel komt, inclusief heldere rollen en acties. De focus ligt op continu verbeteren, niet op het vinden van dé perfecte oplossing. Door dit soort tips kan je effectiever vergaderen. Wat is jullie tip? Laat het ons vooral weten!

Ondanks dat de lockdown weer langzaam in het vizier komt zijn wij positief gestemd. We kunnen en mogen nog steeds bijeenkomsten faciliteren. We kunnen nog werken en zijn nog gezond. Wij hopen ook dat jullie gezond blijven en dat we elkaar weer snel zien op veilige afstand.

 

Het tweede kwartaal – De aanloop naar de vuurdoop
14 juli 2020

In de ban van Corona herstelt Youmeet zich langzaam en krijgen we de eerste aanvragen weer binnen. Terwijl ik dit schrijf zitten wij (Jasper, Debbie en ik (Eric)) nog thuis aan de keukentafel te werken. Een aantal werkzaamheden waar wij tot op heden nooit tijd en/of zin in hebben gehad, hebben we toch tot ons genomen en zo zaten wij dus niet stil. Maar 1 juni stond al snel voor de deur en zo voelden we spanning om jullie weer te ontvangen. Wij zijn graag in contact met mensen, dus ook met jou! Kom je weer eens langs?

Wat hebben we gedaan om het voor iedereen veilig te maken? Onze maximale aantallen hebben we gereduceerd, voor iedereen ligt een workshoppakketje klaar bij binnenkomst met schrijfblok, stiften en post-it’s. De beroemde havermoutkoeken worden tegenwoordig los verpakt en we stemmen de lunch af per persoon. Wij verzorgen je de hele dag met koffie en thee, maar durven het ook los te laten als de situatie het toe laat. We proberen de regels aan te passen aan jou. Dat is ook onze kracht, de persoonlijke en individuele aanpak. Als kers op de taart staat in iedere ruimte minimaal 1 flesje desinfecterende handgel, kan je gebruikmaken van een placemat en hebben wij een aantal tijdelijke huisregels opgesteld. Zo proberen wij aan iedereen zijn of haar wensen te voldoen.

De eerste groepen zijn geweest, maar één zwaluw maakt nog geen zomer. Toch hoor je ons niet klagen, Split-Online weet ons altijd nog te vinden. Albert komt hier al sinds jaar en dag. Hij is hier zo vertrouwd dat hij zelfs Debbie bijna heeft verslagen met een potje tafeltennis! Daag jij haar de volgende keer uit?

Door Corona zijn er veel minder gasten, onze business is net als de rest van Nederland hard getroffen. Toch is er ook een keerzijde van de medaille. De gasten die weer de stap buiten de deur zetten en bij Youmeet langskomen, vertrekken wederom met een tevreden gevoel. Nadat ze bij ons langs zijn geweest, bellen we de klant op om te vragen naar hun ervaring.

Erik Faas van 11 Congressen was enorm positief. Zij hebben bij ons een webinar opgenomen: “Het was heel plezierig om bij Youmeet te komen. Ze zijn echt super gastvrij en we voelden ons snel thuis. Er werd een gepaste afstand bewaard en je merkte dat de klant koning is. Soms was er een lichte ruis van andere gasten op de achtergrond te horen, maar daar werd goed en snel op geschakeld en was hierdoor eigenlijk niet noemenswaardig. Als ik een vergadercentrum zou hebben, zou ik het eigenlijk op dezelfde manier willen doen!”

Onze vaste gasten van Avelon, expert in het optimaliseren van bedrijfsprocessen binnen de SAP software, beseften ook dat er een balans mag zijn tussen online en fysiek vergaderen. Na de meeting bij Youmeet vroegen wij aan Martijn Wever hoe hij het heeft ervaren om weer samen te komen met zijn collega’s:

“Youmeet heeft een fijne en veilige draai gegeven aan de huidige situatie. Het is een balans tussen het ‘oude’ en het ‘nieuwe’ normaal. Wij vonden het fijn om weer bij elkaar te komen. Dat was voor onze hechte club echt te lang geleden. Er ontstond een soort van hernieuwde energie. Eerst zijn we goed verzorgd bij Youmeet, daarna hebben we de dag afgesloten met een heerlijke BBQ op de zonnige daktuin. Ik denk dat we dit met enige regelmaat willen gaan voortzetten.”

Ook belden wij een aantal vaste contactpersonen op om te vragen hoe het met ze gaat. Er bleek in een aantal gevallen dat ook zij moeite hebben om thuis te werken. Door de herkenning van de problemen wilden wij ook delen wat wij deden om het onszelf gemakkelijker te maken en hoe wij te werk gingen. We hebben namelijk bewust gekozen voor de gastvrijheidssector en niet voor een standaard kantoorbaan:

Eric: “De eerste week ging het thuiswerken echt goed. Maar voor een lange termijn miste er balans. Deze zocht ik na een paar weken wat meer op. Het sociale contact met collega’s zorgde ook voor hernieuwde energie om weer door te gaan. Toen juni weer in zicht kwam, kwam er groen licht om Youmeet ‘Corona ready’ te maken. Op het moment dat juni voor de deur stond voelde ik weer een spanning. De tijd die eerst langzaam wegtikte, vloog eind mei voorbij. Maar we waren klaar voor de eerste gasten kwamen. Met onze nieuwe regels en de juiste voorzichtigheid ben je bij ons aan het juiste adres voor een goede vergadering.”

Debbie: “Sinds half maart werkte het gehele Youmeet-team thuis. Als je bij Youmeet werkt, is er veel afwisseling in werkzaamheden wat het voor ons ook leuk maakt. Het contact met gasten en collega’s ging op dat moment helaas niet op. Gelukkig konden we aan de slag met zaken waar we normaal gesproken minder aan toekwamen. Voor mij was dat de marketing. Soms moest ik wel even zoeken naar mijn concentratie, want eerst woonde ik samen in een klein appartement. Nu zijn wij verhuisd en is Youmeet weer geopend; Dubbelop feest!”

Jasper: “Het thuiswerken, dit begint natuurlijk met de juiste faciliteiten. Gelukkig is Youmeet een initiatief vanuit YNNO, het Adviesbureau op gebied van nieuwe manieren van werken. De mogelijkheid tot mobiel werken is hier een groot onderdeel van en was bij ons dus al volledig mogelijk. Het werken met Microsoft Teams voor alle onderlinge communicatie, Office 365 voor het delen en opslaan van bestanden en ons reserveringssysteem en CRM in een online omgeving. Dit lijkt dus allemaal perfect! Op het niveau van efficiënt werken is dat ook het geval, maar het thuiswerken moet ook bij je passen. Wat ik hier vooral in mis zijn de korte sociale contacten die je hebt bij de koffiemachine, de grapjes onderling met collega’s en natuurlijk het daadwerkelijke contact zonder laptopscherm ertussen. Oftewel het echt contact maken met mensen. Dat is waar ik normaal eigenlijk al mijn energie uithaal. Gelukkig heb ik de mogelijkheid gehad om tijdens de voorbereidingen van de opstart van Youmeet weer eens op kantoor te verschijnen. Wat was dat een verademing. Nu heb ik gemerkt dat als ik een aantal dagen gebruikmaak van de efficiëntie van het thuiswerken en dan op een aantal dagen de sociale contacten op zoek op het werk dat dit mij een goede balans geeft voor een perfecte werkweek. Toch nog wat geleerd van deze bizarre periode!”

Wil je ook op zoek naar een nieuwe manier om jezelf, je team of de strategie te veranderen? Kom dan bij Youmeet langs en ga aan de slag! Want heel eerlijk gezegd, we kunnen niet zonder jullie.

Je krijgt zelfs 10% korting op de ruimtehuur tot september 2020 als je in een nieuwe offerteaanvraag het woord ‘vuurdoop’ vermeldt .

 

Het eerste kwartaal – na 10 jaar herboren
09 april 2020

2020 is op de juiste manier ingeluid. Zoals een aantal van jullie wel weten, hebben wij met de start van dit jaar een nieuw jasje aan gedaan. We zijn halverwege december begonnen met een verbouwing en deze duurde tot de tweede week van januari. We hebben bij het maken van de plannen veel gehad aan onze ervaringen van de afgelopen tien jaar en aan de expertise van onze collega’s van YNNO. Zij zijn gespecialiseerd in de fysieke, virtuele en sociale werkomgeving. Bij deze verbouwing zijn muren gesneuveld, technische snufjes toegevoegd en veel in het interieur is vervangen. Zo hebben we nu nieuwe comfortabele stoelen die zijn gemaakt van gerecyclede petflessen. De ruimten blijven je ondersteunen in jouw stap van het vergaderproces met kleurstelling, indeling en uitstraling. Dit laten we je graag zien tijdens een rondleiding.

Die rondleiding moet in de huidige situatie en de daarbij behorende maatregelen even op zich laten wachten. Maar gelukkig zijn we druk bezig geweest met onze nieuwe website en zijn nieuwe foto’s genomen. Zo is ons nieuwe uiterlijk vereeuwigd door fotograaf Peter Brugmans. De foto’s zijn prachtig en geven wat ons betreft een representatief beeld van de werkelijkheid. Deze foto’s hebben we natuurlijk meteen de wereld in geslingerd via onze vernieuwde website. Deze is ontwikkeld door Reclameloods en zij hebben echt een fraai resultaat geleverd. Wij zijn erg trots op! Door het strakke design van onze website en de verfrissende uitstraling van Youmeet zijn we als locatie gegroeid. We voelen ons volwassener. Nu sluit alles weer aan op onze leeftijd. We zijn namelijk een decennium oud maar we voelen ons herboren!

Terwijl Youmeet werd klaargestoomd voor de komende jaren, was het onze beurt om ook onszelf klaar te stomen. Dit deden we door kennis te vergaren en onze hersenen weer op te poetsen. Hier zouden we natuurlijk de vijf stappen van Youmeet voor kunnen volgen, maar zoals je hier kunt lezen is het ook goed om eens je horizon te verbreden. Wij kozen ervoor om samen met YNNO de hei op te gaan.

Op 289km afstand van Youmeet, onze thuisbasis, zaten wij in de Belgische Ardennen. Hier hebben wij verschillende experts ontvangen om onze kennis bij te spijkeren. Dit waren Ben Poelman van SalesRESPECT® en Freek van Looveren die organisatieadviezen geeft over nieuwe vormen van organiseren. Samen met Ben hebben we gewerkt aan het doorvragen, de behoefte analyseren en op basis daarvan het maximale uit een sessie te halen. Mocht je dus een inspirerende ruimte zoeken die aansluit op jullie sessie, wij zijn er om met je mee te denken.

In de Belgische Ardennen zit het dorpje Achouffe. Hier staat de brouwerij van het bekende kabouterbiertje “La Chouffé”. Deze hebben we bezocht en hebben daar heerlijk nagepraat over de trainingen en de tot ons genomen stof. Dit deden we onder het genot van het vloeibare goud met een fatsoenlijke twee vingers wit schuim. Terwijl ons uitdagende dagprogramma voor de nodige inspanning zorgde, wisselden we dat af met gezellige avonden. Ondertussen werkte Kim bij Youmeet en ontving daar al onze gasten. Super gastvrij kregen wij terug van een aantal van hen en dus een dikke pluim voor jou. Nogmaals bedankt!

Elke dag komen er nieuwe gasten bij ons over de vloer. Wij proberen mee te denken over welke ruimte het beste aansluit op hun sessie. Een mooi voorbeeld van een vernieuwende sessie is onlangs verzorgd door YNNO-collega Nick Lettink. Hij gaf een gastcollege bij Youmeet waarvoor hij een groep studenten uitnodigde die hun master Facility & Real Estate Management volgen aan de Saxion hogeschool. Dit gastcollege ging over de toekomst van werk en hoe organisaties daar nu al rekening mee kunnen houden. Dit vanuit het perspectief van vastgoed, facilitair en werkplekontwikkeling. De nieuwe inrichting van Youmeet en YNNO sluiten goed aan op dit onderwerp. Een innovatief verhaal wordt namelijk beter ondersteund door een innovatieve ruimte.

Het volgende kwartaal gaan wij ook geen wortel schieten of stof vangen. Als je onze LinkedIn– en Facebookpagina leuk vindt, zie je binnenkort onze volgende update én acties!

 

 

Youmeet 2.0

Youmeet bestaat dit jaar tien jaar. Daarom vonden wij het nodig Youmeet een totale make-over te geven. In samenwerking met ons moederbedrijf YNNO en architectenbureau Burobas hebben we gekeken naar verbetermogelijkheden van ons vergaderconcept!

Al snel kwamen wij tot de conclusie dat het concept van de vijf ruimten nog steeds staat als een huis, dus dit moest behouden worden in de renovatieslag. Wel gaf de architect aan dat we iets moesten veranderen aan de hoeveelheid kleur in alle ruimten. Met veel wikken en wegen is er gekozen voor een meer volwassen look en feel. Ook is duurzaamheid een belangrijk aspect. Daarom zijn alle gebruikte materialen goed recyclebaar en zijn veel meubels gemaakt van gerecycled materiaal.

Met tien jaar ervaring op zak hebben we ook de wensen van onze gasten meegenomen in het nieuwe ontwerp. Zo kregen we regelmatig terug dat design. wat weinig daglicht had. Met de nieuwe glaswand is dat probleem helemaal opgelost! In reflect. mistte men het whiteboard en hing het scherm niet op de juiste plaats, ook dit is toegevoegd en aangepast.

Naast de huisvesting is er ook gekeken naar de nieuwste snufjes op IT-gebied. Zo hebben we in alle ruimten draadloos presenteren via Airtame, nieuwe 75 inch schermen en niet te vergeten de Video Conferencing apparatuur in reflect.

Oftewel, we mogen toch wel zeggen dat Youmeet weer helemaal van deze tijd is! Kom snel langs voor een rondleiding.