De aanloop naar de vuurdoop

In de ban van Corona herstelt Youmeet zich langzaam en krijgen we de eerste aanvragen weer binnen. Terwijl ik dit schrijf zitten wij (Jasper, Debbie en ik (Eric)) nog thuis aan de keukentafel te werken. Een aantal werkzaamheden waar wij tot op heden nooit tijd en/of zin in hebben gehad, hebben we toch tot ons genomen en zo zaten wij dus niet stil. Maar 1 juni stond al snel voor de deur en zo voelden we spanning om jullie weer te ontvangen. Wij zijn graag in contact met mensen, dus ook met jou! Kom je weer eens langs?

Wat hebben we gedaan om het voor iedereen veilig te maken? Onze maximale aantallen hebben we gereduceerd, voor iedereen ligt een workshoppakketje klaar bij binnenkomst met schrijfblok, stiften en post-it’s. De beroemde havermoutkoeken worden tegenwoordig los verpakt en we stemmen de lunch af per persoon. Wij verzorgen je de hele dag met koffie en thee, maar durven het ook los te laten als de situatie het toe laat. We proberen de regels aan te passen aan jou. Dat is ook onze kracht, de persoonlijke en individuele aanpak. Als kers op de taart staat in iedere ruimte minimaal 1 flesje desinfecterende handgel, kan je gebruikmaken van een placemat en hebben wij een aantal tijdelijke huisregels opgesteld. Zo proberen wij aan iedereen zijn of haar wensen te voldoen.

De eerste groepen zijn geweest, maar één zwaluw maakt nog geen zomer. Toch hoor je ons niet klagen, Split-Online weet ons altijd nog te vinden. Albert komt hier al sinds jaar en dag. Hij is hier zo vertrouwd dat hij zelfs Debbie bijna heeft verslagen met een potje tafeltennis! Daag jij haar de volgende keer uit?

Door Corona zijn er veel minder gasten, onze business is net als de rest van Nederland hard getroffen. Toch is er ook een keerzijde van de medaille. De gasten die weer de stap buiten de deur zetten en bij Youmeet langskomen, vertrekken wederom met een tevreden gevoel. Nadat ze bij ons langs zijn geweest, bellen we de klant op om te vragen naar hun ervaring.

Erik Faas van 11 Congressen was enorm positief. Zij hebben bij ons een webinar opgenomen: “Het was heel plezierig om bij Youmeet te komen. Ze zijn echt super gastvrij en we voelden ons snel thuis. Er werd een gepaste afstand bewaard en je merkte dat de klant koning is. Soms was er een lichte ruis van andere gasten op de achtergrond te horen, maar daar werd goed en snel op geschakeld en was hierdoor eigenlijk niet noemenswaardig. Als ik een vergadercentrum zou hebben, zou ik het eigenlijk op dezelfde manier willen doen!”

Onze vaste gasten van Avelon, expert in het optimaliseren van bedrijfsprocessen binnen de SAP software, beseften ook dat er een balans mag zijn tussen online en fysiek vergaderen. Na de meeting bij Youmeet vroegen wij aan Martijn Wever hoe hij het heeft ervaren om weer samen te komen met zijn collega’s:

“Youmeet heeft een fijne en veilige draai gegeven aan de huidige situatie. Het is een balans tussen het ‘oude’ en het ‘nieuwe’ normaal. Wij vonden het fijn om weer bij elkaar te komen. Dat was voor onze hechte club echt te lang geleden. Er ontstond een soort van hernieuwde energie. Eerst zijn we goed verzorgd bij Youmeet, daarna hebben we de dag afgesloten met een heerlijke BBQ op de zonnige daktuin. Ik denk dat we dit met enige regelmaat willen gaan voortzetten.”

Ook belden wij een aantal vaste contactpersonen op om te vragen hoe het met ze gaat. Er bleek in een aantal gevallen dat ook zij moeite hebben om thuis te werken. Door de herkenning van de problemen wilden wij ook delen wat wij deden om het onszelf gemakkelijker te maken en hoe wij te werk gingen. We hebben namelijk bewust gekozen voor de gastvrijheidssector en niet voor een standaard kantoorbaan:

Eric: “De eerste week ging het thuiswerken echt goed. Maar voor een lange termijn miste er balans. Deze zocht ik na een paar weken wat meer op. Het sociale contact met collega’s zorgde ook voor hernieuwde energie om weer door te gaan. Toen juni weer in zicht kwam, kwam er groen licht om Youmeet ‘Corona ready’ te maken. Op het moment dat juni voor de deur stond voelde ik weer een spanning. De tijd die eerst langzaam wegtikte, vloog eind mei voorbij. Maar we waren klaar voor de eerste gasten kwamen. Met onze nieuwe regels en de juiste voorzichtigheid ben je bij ons aan het juiste adres voor een goede vergadering.”

Debbie: “Sinds half maart werkte het gehele Youmeet-team thuis. Als je bij Youmeet werkt, is er veel afwisseling in werkzaamheden wat het voor ons ook leuk maakt. Het contact met gasten en collega’s ging op dat moment helaas niet op. Gelukkig konden we aan de slag met zaken waar we normaal gesproken minder aan toekwamen. Voor mij was dat de marketing. Soms moest ik wel even zoeken naar mijn concentratie, want eerst woonde ik samen in een klein appartement. Nu zijn wij verhuisd en is Youmeet weer geopend; Dubbelop feest!”

Jasper: “Het thuiswerken, dit begint natuurlijk met de juiste faciliteiten. Gelukkig is Youmeet een initiatief vanuit YNNO, het Adviesbureau op gebied van nieuwe manieren van werken. De mogelijkheid tot mobiel werken is hier een groot onderdeel van en was bij ons dus al volledig mogelijk. Het werken met Microsoft Teams voor alle onderlinge communicatie, Office 365 voor het delen en opslaan van bestanden en ons reserveringssysteem en CRM in een online omgeving. Dit lijkt dus allemaal perfect! Op het niveau van efficiënt werken is dat ook het geval, maar het thuiswerken moet ook bij je passen. Wat ik hier vooral in mis zijn de korte sociale contacten die je hebt bij de koffiemachine, de grapjes onderling met collega’s en natuurlijk het daadwerkelijke contact zonder laptopscherm ertussen. Oftewel het echt contact maken met mensen. Dat is waar ik normaal eigenlijk al mijn energie uithaal. Gelukkig heb ik de mogelijkheid gehad om tijdens de voorbereidingen van de opstart van Youmeet weer eens op kantoor te verschijnen. Wat was dat een verademing. Nu heb ik gemerkt dat als ik een aantal dagen gebruikmaak van de efficiëntie van het thuiswerken en dan op een aantal dagen de sociale contacten op zoek op het werk dat dit mij een goede balans geeft voor een perfecte werkweek. Toch nog wat geleerd van deze bizarre periode!”

Wil je ook op zoek naar een nieuwe manier om jezelf, je team of de strategie te veranderen? Kom dan bij Youmeet langs en ga aan de slag! Want heel eerlijk gezegd, we kunnen niet zonder jullie.

Je krijgt zelfs 10% korting op de ruimtehuur tot september 2020 als je in een nieuwe offerteaanvraag het woord ‘vuurdoop’ vermeldt .