Vergader met de tijd mee

Het derde kwartaal begint met de maanden juli en augustus en is voor ons de meest rustige periode van het jaar. Daartegenover staat dan wel weer de start van het hoogseizoen in september. Wij merkten dat het vertrouwen bij onze gasten begon te groeien en dat wij weer gevonden werden. Met inachtneming van de regels hebben wij een aantal leuke bijeenkomsten kunnen faciliteren.

Hybride vergaderen

Regelmatig kregen wij op het laatste moment nog wel een afmelding vanwege een loopneus of andere gezondheidsklachten. Erg fijn dat onze gasten rekening houden met hun collega’s, andere gasten en met ons! Maar toch zonde dat deze persoon niet kon aansluiten bij de meeting. Vaak werd deze ingebeld via een laptop of telefoon, helaas bleek dit alles behalve ideaal. Het combineren van een online en fysieke meeting heet een hybride meeting. Bij dit soort meetings zijn weer andere regels en afspraken nodig om deze in goede banen te leiden. Nadat Martine Themmen (adviseur bij Inhealth) een aantal hybride meetings bij Youmeet heeft georganiseerd was ik benieuwd naar haar ervaringen en heb ik direct een digitaal koffiemomentje ingepland.

Martine vertelde mij dat een hybride meeting een logische vervolgstap was. Online meetings hebben een enorme sprong gemaakt tijdens de eerste intelligente lockdown, maar de behoefte was er om elkaar na een geruime tijd weer fysiek te ontmoeten. Omdat autonomie belangrijk is voor Inhealth en hun klanten, mocht iedereen zelf kiezen hoe zij zich aansloten bij de meeting. Zo ontstond bij hun op een hele natuurlijke manier de hybride meeting.

Voor hybride bijeenkomsten bij Youmeet komt onze video conference bar goed van pas. Dit systeem is voorzien van een goede camera, maar ook van een krachtige microfoon. Deze is aangesloten op een groot verrijdbaar scherm. Dit zorgt ervoor dat de fysieke deelnemers visueel en auditief in contact staan met de online deelnemers en natuurlijk ook andersom. Hierdoor is iedereen betrokken bij de sessie.

Een hybride meeting heb je in verschillende soorten en maten. Hierbij kun je denken aan de livestream op Facebook, waar je bijvoorbeeld vragen kan stellen aan Minister-President Mark Rutte. Je kan ook denken aan een meeting waar iemand in thuisquarantaine zit en de rest op locatie.

Verbinden of verbinding?

Wij gaan verder in op dat laatste voorbeeld, want daarvoor kom je tenslotte naar Youmeet. Wij hebben namelijk de faciliteiten voor een hybride meeting. Bij een hybride meeting is het belangrijk om te onthouden dat je met twee soorten deelnemers te maken hebt: De online deelnemers en de fysieke deelnemers. De spanningsboog van een online deelnemer is moeilijker gespannen te houden. Het is dan ook moeilijker om hen betrokken te houden, maar de echte drempel is de online deelnemers ook echt deel te laten nemen aan het creatieve proces. Hiervoor is een gespreksleider/facilitator een belangrijk aspect van een goede vergadering.

Hoe verbind je je collega’s aan de andere kant van de internetverbinding met de collega’s in de ruimte? Verbinden is niet alleen het woord in voorstaande zin dat twee keer gebruikt wordt, het is ook de sleutel tot succes. Dit kan al beginnen voor de sessie. Als jullie te gast zijn bij ons, verzorgen wij wat lekkers voor bij de koffie; zoals onze befaamde havermoutkoek! Dit kunnen wij natuurlijk ook voor deelnemers thuis faciliteren door van te voren iets op te sturen. Zo vertelde Martine dat Inhealth soms workshopmateriaal opstuurt naar deelnemers; bij online is het soms fijn om iets fysieks in handen te hebben.

Het is nuttig om plenair te beginnen waardoor je alle deelnemers betrekt bij de sessie. Dit kun je doen door iedereen wat te laten voorbereiden of spontaan even aan het woord te laten. Op deze manier betrek je iedereen in het gesprek. Dit gebeurt vaak bij fysieke en online meetings in de vorm van een check-in. Op deze manier probeer je te bereiken dat ze zich voldoende comfortabel voelen en mee blijven doen aan de meeting.

De gespreksleider/facilitator heeft een ontzettend belangrijke taak tijdens een hybride meeting, namelijk de coördinatie. Een ‘partner in crime’ die je helpt met het in de gaten houden van de chat is hierbij vaak gewenst. Hierdoor is er altijd iemand die de kwaliteit bewaakt en zorgt dat online hoe dan ook gehoord wordt. De online deelnemers kunnen namelijk makkelijk overstemt worden en minder makkelijk hun ideeën overdragen; Hoe betrek je hun tijdens de brainstorm?

‘’En, wat vinden de kijkers thuis hier van?’’
Lachend vertelt Martine me dat ze zich soms een televisiepresentator voelt, maar met zo’n vraag zorgt ze wel dat iedereen alert blijft. Door dit soort concrete vragen te stellen, probeert ze de deelnemers thuis actief te betrekken. Bij andere sessies zagen wij dat je deelnemers met elkaar verbindt door online break-outrooms aan te maken in bijvoorbeeld Microsoft Teams. Daarbij kun je tweetallen samenstellen uit offline en online deelnemers. Wij merkten dat zij later in de sessie ook meer naar elkaar omkeken. Zo betrokken de fysieke deelnemers hun online buddy in het proces. Zij gingen met elkaar aan de slag op het online whiteboard met behulp van geeltjes, afbeeldingen en andere items dat het internet te bieden heeft. Het was tof om te zien dat ze samen op zoek gingen naar een oplossing. Zo maakt de fysieke deelnemer weer even kennis met het online stukje en creëer je wederkerig begrip.

Kortom:
Tip 1: Zorg dat de online deelnemers net zo verwend worden als de fysieke deelnemers;
Tip 2: Zorg dat iedereen het juiste (workshop)materiaal heeft ontvangen;
Tip 3: Zorg dat de facilitator de controle heeft;
Tip 4: Zet een mede facilitator in om de online deelnemers een fysieke stem te geven;
Tip 5: Last but not least, zorg voor zo min mogelijk afleiding tijdens de meeting.

De andere bottleneck zit in de besluitvorming; hoe kom je gezamenlijk tot beslissingen in een hybride meeting? Vooraf aan de besluitvorming vindt vaak een discussie plaats. Het is lastig om iedereen die iets wil zeggen, het woord te geven. Wederom is het de communicatiebarrière tussen de online en offline wereld. Martine vertelt dat dit eigenlijk best goed gaat in hun eigen team. Zij werken namelijk holocratisch. Voor mij was dit een nieuw begrip. Onderdeel hiervan is dat als je ergens tegen aan loopt, je dit direct bespreekt en met een verbetervoorstel komt, inclusief heldere rollen en acties. De focus ligt op continu verbeteren, niet op het vinden van dé perfecte oplossing. Door dit soort tips kan je effectiever vergaderen. Wat is jullie tip? Laat het ons vooral weten!

Ondanks dat de lockdown weer langzaam in het vizier komt zijn wij positief gestemd. We kunnen en mogen nog steeds bijeenkomsten faciliteren. We kunnen nog werken en zijn nog gezond. Wij hopen ook dat jullie gezond blijven en dat we elkaar weer snel zien op veilige afstand.